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Chaque membre de votre équipe est amené à rencontrer de nouvelles personnes au quotidien que ce soit lors d’un salon, d’un événement, d’une mise en relation, sur les réseaux sociaux ou simplement en faisant la queue à la poste. Nous allons voir dans cette article comment centraliser, qualifier et traiter vos contacts pour une bonne gestion des contacts en équipe. Vous gagnerez en temps et en productivité avec les outils adaptés à votre besoin. 

Entre cartes de visites, profil LinkedIn ou simple numéro de téléphone, il est de plus en plus difficile de s’organiser efficacement sans perte de temps.

Trouver son organisation devient primordiale ! 

C’est assez simple quand on est seul bien que ça demande une discipline de fer au quotidien. Sans ça, on se perd facilement dans la multitude de rencontres et d’informations. La gestion de contacts en équipe devient très vite un casse tête. Entre contacts en doublons, contacts non traités et contacts oubliés, on passe rapidement beaucoup de temps à rechercher l’information et on finit par passer à côté de nombreuses opportunités.

Et vous n’avez pas de temps à perdre alors rentrons dans le vif du sujet et parlons organisation.

Le premier objectif de cette organisation sera de centraliser les contacts et leurs informations. Il faudra ensuite les qualifier et contextualiser la rencontre pour reprendre contact de la meilleure manière qu’il soit rapidement et facilement. Chaque contact est important mais sa qualification l’est tout autant pour gagner en temps et en productivité. Pour cela, il faut s’équiper d’outils adaptés !

1- Outils de numérisation de cartes de visite pour la gestion de contacts

Tout le monde a un smartphone. Servez vous en ! Installez une application de scan de cartes de visite pour numériser vos cartes instantanément au moment de la rencontre. Vous gagnerez un temps précieux. Comme je ne vais pas répéter tout le bien de ce que je pense de ce type d’application (voir ici « Marre d’empiler vos cartes de visite ? »), je vais juste dire qu’il faut être conscient de ses limitations :

Scan carte de visite
  • Le résultat du scan est directement lié à la qualité de la photo prise. Le taux d’exactitude est en moyenne de 90% sur l’ensemble des cartes de visite numérisées. Il vous faudra toujours un petit contrôle manuel.
  • Une application de numérisation n’est intéressante qui si vous pouvez qualifier les contacts et les enregistrer vers la destination de votre choix. Ça n’a pas d’intérêt pour votre fonctionnement si votre équipe enregistrent les contacts dans Outlook. Les manipulations qui s’imposent ensuite pour les partager sont loin d’être triviales.
  • Les applications de numérisation françaises donnent de bien meilleurs résultats sur les cartes françaises. Évitez les applications développée à l’étranger.

2- Outils pour centraliser et faciliter la gestion des contacts en équipe

Centralisez les contacts en un seul et même outil pour tous les membres de votre équipe. C’est essentiel pour une bonne gestion de contacts en équipe. Les applications de scan de cartes de visites sont plus adaptées à un usage individuel que collaboratif. Si vous utilisez un tel outil, veillez à ce qu’il vous fournisse le moyen de qualifier vos contacts et les transférer automatiquement dans votre outil de suivi commercial qui est collaboratif. C’est indispensable pour gagner en temps et en productivité.

Quels sont les outils adaptés ?

C’est LA grande question.

Pour résumer, il existe trois écoles : le fichier Excel, le CRM (en français : gestion de contact client) et le NRM (en français : gestion de son réseau relationnelle). Le but de cet article de n’est pas de défendre l’un par rapport à l’autre, je vous donne ici quelques pistes de réflexion. Pour les irréductibles de la feuille du calcul, si vous voulez collaborer, ce fichier doit être partagé, donc accessible en ligne. Je suis assez mitigée sur l’intérêt d’un fichier Excel. Il vous sera difficile d’envoyer vos données de contacts directement dans votre tableur depuis une application extérieure sauf en passant par des formulaires d’automatisation.

Outil de gestion de contacts

Si vous penchez plutôt pour un CRM :

Pour choisir votre outil, il faut prendre en compte plusieurs éléments :

  • La taille de l’équipe concernée par cette gestion de contacts
  • La complexité de votre pipe commerciale
    • Bien définir le parcours entre le « robinet d’entré » des contacts pour envoyer vos données automatiquement à votre CRM aux procédés de gestion des leads qui suivent (qualification, envoie d’emails, contacts par téléphone, acte d’achat, etc…)
  • Une bonne interconnexion avec d’autres services. 
    • Ils peuvent être directement intégrés ou disponibles via d’autres services intermédiaires tel que Zapier. 
  • Vérifiez aussi que l’intégration avec un service mail est bien fonctionnelle.
  • S’il existe une version mobile avec une application mobile 
    • Pouvez-vous rentrer facilement un contact en prenant une photo de la carte de visite ? Pouvez-vous ajouter des notes, mettre une alerte et avoir un suivi même en déplacement ?
  • Le budget que vous souhaitez allouer
    • Les CRM sont très vite chers. Le prix varie en fonction du nombre de membres dans l’équipe, du nombre de contacts gérés mais aussi selon les fonctionnalités que vous choisissez. Définissez bien vos besoins pour ne pas vous faire surprendre.
  • Bien sûr aussi – ça reste très important : la facilité de prise en main.
    • La simplicité de l’interface, c’est un critère de choix important. C’est ce qui favorisera son adoption par les membres les moins enthousiaste pour la chose numérique.
Votre NRM

Vous pouvez aussi adopter une nouvelle alternative en choisissant un NRM 

On va globalement retrouver les mêmes critères dans le choix d’un NRM (Network Relationship Manager) que celui d’un CRM. Les NRM sont plus adaptés aux petites structures et aux équipes de travail. La simplicité de prise en main est donc facilité et la gestion des contacts qui est plus large (pas seulement accès gestion commerciale) pour s’adapter à des besoins diversifiés. Le prix est plus abordable et moins fluctuant que les CRM. En général, le prix est basé sur le nombre de membres de l’équipe pour les NRM.

Les NRM sont d’excellents gestionnaires de contacts individuels et pour les équipes de travail. Chaque membre de l’équipe gère sa propre base de contact personnelle et ne mutualise avec l’équipe que les contacts intéressants. 

Le principale bémol des NRM réside dans sa limitation d’usage concernant les fonctionnalités de la suite du processus commercial. (Avancée du contact dans le pipe de vente, automatisation d’actions marketing, etc…)

Cependant, les NRM se couplent (en général) bien avec les CRM et autres outils d’automatisation, ce qui permet de ne transférer que les leads qualifiés pour la partie automatisation des actions marketing et de vente.  Utile si vous préférez traiter la masse de vos contacts semi-qualifiés en dehors de votre pipe commercial. 

Je vous invite à lire l’article Qu’est-ce qu’un NRM ? pour comprendre l’ensemble des avantages et inconvénients d’un tel outil.

En conclusion,

Vous avez à disposition une grande quantité d’outils et de solutions. A vous de choisir ce qui vous convient le mieux en fonction de vos besoins pour votre gestion de contacts en équipe.

Plus d’excuses pour laisser s’accumuler des contacts non traités.

Vous ne perdrez plus de temps à saisir manuellement des listes de contacts, et ne laissez pas des contacts non qualifiés dans votre base. Votre entreprise aura la main sur la base de données contact, tout comme chaque membre de l’équipe pour gagner en temps et en productivité.

À vous maintenant !

Contactez un membre de notre équipe pour déterminer quelle solution correspond le mieux à votre besoin